+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Обязательные журналы для ведения в кадровом делопроизводстве

Особенно это касается кадровой деятельности. Какие существуют обязательные документы по кадровому делопроизводству, какие виды документов необходимы на предприятии и каковы нормы и правила их ведения, опишем в статье. Основные документы кадрового делопроизводства — это тот пакет документов, который необходим, чтобы регламентировать и контролировать взаимоотношения между работодателем и штатным персоналом. Речь идет о журналах учета рабочего времени, журналах регистрации трудовых, документах, которые отражают факты приема работников, их увольнения, отпусков и прогулов, а также документах, где записываются все командировки, даты, задачи и затраты.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Журналы учета от компании "Кадры в порядке"

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Если секретарь еще и кадровик

Вы получите ответы на вопросы о том, какие преимущества дает система регистрации документов и какие обязательства накладывает. Кроме того, будут освещены плюсы и минусы журнальной формы регистрации. Что следует учесть, разрабатывая не утвержденную законодательством форму журнала?

Какие нюансы возникают в связи с этим? Регистрация - это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, книгу, картотеку, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты. Термины и определения.

Пункт В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т. Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства.

В их числе: - обеспечение сохранности документов; - организация информационно-поисковых массивов; - придание документу юридической силы. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.

По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько - об отпусках и др.

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации.

Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть и они должны быть подобраны систематизированы по номерам.

Это и есть обеспечение охраны документов - сколько зарегистрировали, столько и сохранили. Правила для регистрации В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.

Правило первое гласит: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться: - все виды приказов по личному составу; - уведомления работников особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора ; - трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним; - личные дела работников; - справки, выдаваемые кадровой службой о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам.

Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе канцелярии, общем отделе, секретариате и т.

В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т.

Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать. Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы.

Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, "узаконить" приказом руководителя организации.

В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой "лично".

Правило второе: основным принципом регистрации является однократность - один документ в пределах одной организации регистрируется один раз.

Вторичная повторная регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения т.

Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов. В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы.

Правило третье: документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, - наиболее сложный вопрос организации регистрации.

Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов.

Однако это не так. Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках, командировках, взысканиях - 5 лет.

Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа.

Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно - об увольнении, отдельно - об отпуске и т. Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации выделении еще одного массива регистрируемых документов? Это количество документов. Например, вы регистрируете все приказы с пятилетним сроком хранения о командировании, о предоставлении отпусков, о взысканиях, об отзыве из отпусков, о направлении на обучение и т.

За полгода в папке с приказами у вас скопилось такое количество документов, что они уже там не помещаются и делом трудно пользоваться. Надо проанализировать журнал или полистать папку с приказами.

Вернее всего, выяснится: большая часть приказов - о предоставлении отпусков. Вывод: Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения.

Но не надо торопиться. Сделать это следует только при наступлении нового календарного года, т. Правило четвертое: входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату.

Что подтверждает соблюдение этого правила? Дата на документе - она проставляется от руки, вместе с номером индексом , после того как документ подписан. Правило пятое: документы регистрируют в пределах календарного года. Нумерация ведется в пределах календарного года.

В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть. В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1.

Как разработать систему индексации документов? Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового регистрационного номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

Регистрационные индексы проставляются на входящих документах кроме приложений , на исходящих документах кроме приложений и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности.

Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса "ЛС" для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом "К" - кратковременных сроков.

В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают. Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения.

Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров прием, перевод, увольнение. Но при большой штатной численности и различных категориях персонала специалисты, рабочие, служащие к первоначальному индексу "К" разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала.

Например: "Кр" - кадровые приказы рабочих; "Ксп" - служащих; "Кс" - специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов - три дела, в которые эти приказы подшивают.

Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу - ЛС-п; перевод на другую работу - ЛС-пр; увольнение - ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации.

Индексация связана с количеством издаваемых приказов. В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов. Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа.

Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом "ЛС", к которому добавляется индекс "ПР" для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; "ПС" - о приеме специалистов ИТР и т.

В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации. Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы.

Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя. Журнальная форма регистрации За всю историю делопроизводства сформировались всего две формы регистрации - в журналах книгах и на карточках.

В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации. Регистрация в журналах и книгах является самой древней формой регистрации.

Многие считают ее устаревшей, архаичной, однако это не так. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Перечень обязательных кадровых документов

Форма большинства этих документов также унифицирована. Внутренняя служебная переписка Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Такие формы учета, как штатно-должностная книга, алфавитная книга или алфавитные карточки, журнал учета отпусков, журнал учета повышения квалификации и профессионального обучения, целесообразно вести в бумажном виде в случае, если на предприятии отсутствует автоматизация кадрового учета. Если же в кадровом делопроизводстве введено ведение локальной или сетевой кадровой автоматизированной системы управления базами данных СУБД , то, обычно, такой учет ведется непосредственно в системе и, при необходимости, системой формируются соответствующие отчеты. Поэтому обременять работников кадровой службы дублированием этой информации в бумажных журналах не рационально, естественно при условии поддержания наполнения соответствующей информацией автоматизированной системы в актуальном состоянии и регулярного создания резервных копий баз данных.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.

Основные документы кадрового делопроизводства

Что касается ФЛП: оформляясь на работу к частному предпринимателю или увольняясь с работы , наемный работник может не писать заявления, как это предусмотрено для процедуры приема увольнения на работу на предприятии. Соответственно ФЛП нецелесообразно издавать приказ распоряжение о приеме на работу. Зарегистрированный в центре занятости трудовой договор между работником и ФЛП является документом, который фактически замещает традиционные заявление и приказ. Поэтому частные предприниматели не должны оформлять приказы о приеме и увольнении с работы работников. Однако, предоставляя отпуска работникам, ФЛП стоит оформлять соответствующие приказы на основании поданных заявлений. К учетным документам по кадрам относятся: штатно-должностная книга; алфавитная книга личного состава предприятия. Как и все учетные книги, алфавитная и штатно-должностная книги нумеруются, прошнуровываются, удостоверяются подписью руководителя и печатью.

Документы в кадрах обязательные

Кадровое делопроизводство и документы Кадровое делопроизводство и документы Кадровое делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях организации. Особое внимание уделяется организации работы с документами по личному составу, ведь любой кадровый документ имеет юридическую ценность. Кадровые документы содержат очень важную информацию, поэтому вести кадровое делопроизводство в организации просто необходимо. С помощью кадровых документов работодатель может доказать свою позицию в суде.

Таблицы и схемы Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры трудовые, о полной материальной ответственности и др.

Журнал регистрации личных дел работников если они ведутся в организации. Журналы регистрации приказов распоряжений. Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов.

Кадровое делопроизводство и документы

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет. Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки. Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике.

Hard skills Кадровое делопроизводство Любой бизнес - это не только цели, задачи и достижение поставленного результата, но и правильное оформление всех этапов хозяйственной деятельности компании с точки зрения соответствия Законодательству Республики Беларусь. Это касается не только экономических операций, но и делопроизводства и кадрового делопроизводства. Порой ошибки в оформлении сотрудников и в ведение отчетности по ним, а так же нарушения в части ведения делопроизводства в компании приводят к снижению того финансово-экономического результата, к которому долго и кропотливо шла вся компания. Как обезопасить бизнес в такой ситуации? Да, можно нанять штатного кадровика и делопроизводителя, которым нужно платить немаленькую заработную плату, и которые, к сожалению, не несут никакой ответственности перед государственными инстанциями, которые при проверке выставят штрафы компании. А можно обратиться за квалифицированной помощью в компанию, которая не только будет правильно вести Ваше кадровое делопроизводство, но и будет нести ответственность за этот процесс перед проверяющими инстанциями.

Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году

Пять привычных задач кадровика, которые теперь нужно выполнять по-другому Обзор обязательных журналов учета в кадровом делопроизводстве Журналы учета в кадровом делопроизводстве призваны документально утвердить наличие локальных актов и подтвердить юридическую силу тех или иных нормативных документов. К примеру, журналы учета движения трудовых книжек создаются для того, чтобы своевременно уточнять, какое количество личных документов находится в кадровой службе, какие из них требуется выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, а в каких делать определенные изменения. После выдачи приказов и распоряжений руководителем, кадровый специалист или другой ответственный сотрудник вносит регистрационный номер бланка в журнал регистраций. Таким образом, можно своевременно поднять необходимый документ из архива, ориентируясь на дату его составления и подписания. Особо важным отчетным документом является журнал учета визитов проверяющих органов, куда заносится дата проверки и результат прохождения.

Обязательные журналы кадрового делопроизводства . Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными.

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции , коллективный договор , книга основания для приказов. Рекомендации по организации и ведению кадрового делопроизводства представлены в следующем видеосюжете: Сбор и изучение учредительных документов После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия. Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Кадровое делопроизводство означает такую систему управления кадрами, при которой достигается слаженная работа с основными документами. Все документы связаны с работниками: их перемещением в компании, временем работы и заработной платой. Кадры представляют особенную ценность для организации. Во многом именно от состава работников и зависит успех компании.

Вы получите ответы на вопросы о том, какие преимущества дает система регистрации документов и какие обязательства накладывает. Кроме того, будут освещены плюсы и минусы журнальной формы регистрации. Что следует учесть, разрабатывая не утвержденную законодательством форму журнала? Какие нюансы возникают в связи с этим?

Юридическая сторона Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы.

Существует и такая классификация кадровой документации: обязательные документы должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат факультативные документы принимаются работодателем по его усмотрению. Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом. Хранение документов по кадрам Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения.

Мы можем как доделать единичные отсутствующие документы, так и провести анализ состояния кадрового делопроизводства в компании и привести его в порядок при необходимости. Для новых компаний мы предлагаем услугу - постановка кадрового делопроизводства с нуля. Более подробно предлагаемые услуги описаны на закладке "описание услуг". В области кадрового делопроизводства мы предлагаем следующие основные услуги: Ежемесячное обслуживание В рамках услуги ежемесячное обслуживание, мы будем вести все кадровое делопроизводство в Вашей компании, создавать необходимые документы и формы, делать необходимые записи. Все, что Вам необходимо, это предоставить нам по электронной почте или через внутренний сайт необходимую информацию о произошедшем процессе, который должен быть отражен в кадровом учете, мы Вам пришлем все созданные документы.

Вызваны эти отличия не законодательными требованиями, а особенностями деятельности и финансирования СО НКО, в первую очередь — необходимостью вести раздельный учет средств по источникам их поступления проектам, программам. Обязанности по ведению кадрового учета изначально лежат на непосредственном руководителе организации лице, имеющем право действовать от имени СО НКО без доверенности. При необходимости правилами Внутреннего трудового распорядка или специальным приказом данные обязанности могут быть возложены на любую должность, имеющуюся в организации.

Комментарии 9
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Олимпий

    Тоже слышал за подобное!